La necesidad de continuas referencias al Manual de Calidad, hace conveniente la numeración, no sólo de los capítulos y apartados de los mismos, sino incluso de los párrafos que se desarrollan. Así mismo es de vital importancia contemplar los siguientes dos puntos:

  • Debe estar redactado con la claridad, la concreción y la amplitud suficientes para no dar lugar a equívocos. Debe detallar los métodos y criterios a seguir.
  • Debe utilizar la terminología establecida en las Normas elegidas, siempre que sea posible.

Toda vez que se tenga clara la importancia del Manual y con objeto de llevar un control riguroso de la distribución del manual y de sus revisiones, éste contiene un índice de distribución y de revisiones, donde se indican las diversas modificaciones realizadas al manual, los responsables de autorizarlas y los destinatarios de las diferentes secciones del manual. Es recomendable que esté realizado en la modalidad de hojas intercambiables, para facilitar su mantenimiento

La estructura del M.C. puede ser diversa, pero en general se recomienda estructurado por secciones, de forma que cada una represente una actividad de la empresa hacia la calidad, y esté en concordancia con la normativa elegida (en nuestro caso las normas ISO 9000 de la versión 2000).

Una estructura posible – repetimos que cada empresa puede estructurar su M.C. como estime más conveniente – consistirá en dividir el M.C. en tres grandes partes:

  • PARTE 1: INTRODUCCIÓN.
  • PARTE 2: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
  • PARTE 3: FORMATOS UTILIZADOS.

Cada una de estas partes se dividirá en secciones, y una posible división sería:

  • PARTE 1: INTRODUCCIÓN
    • Sección 1.1.: Índice del M.C.
    • Sección 1.2.: Declaración sobre calidad.
    • Sección 1.3.: Objeto y campo de aplicación del M.C.
    • Sección 1.4.: Presentación de la empresa.
    • Sección 1.5.: Definiciones y terminología utilizada.
    • Sección 1.6.: Gestión del M.C.
  • PARTE 2: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (S.G.C.).
    • Sección 2.1.: Requisitos del SGC.
    • Sección 2.2.: Responsabilidad de la dirección.
    • Sección 2.3.: Gestión de los recursos.
    • Sección 2.4.: Realización del producto.
    • Sección 2.5.: Medición, análisis y mejora.
  • PARTE 3: FORMATOS UTILIZADOS.
    • Sección 3.1.: Formatos.