Las nuevas tecnologías han obligado a que la sociedad evolucione, se adapte y pueda resolver situaciones desde una computadora o un teléfono inteligente, que antes tenía que hacerlo de manera personal y con documentos a la mano.
Comercio, servicios, bancos, instituciones públicas y privadas, y desde luego las oficinas de gobierno, ofrecen ahora mucha de su actividad vía internet.
El llamado “E-Gobierno” ha buscado la manera de hacer más eficiente e inmediato el intercambio de información entre dependencias, con el objetivo de brindar mejores resultados y resolver las necesidades de sus propias acciones y programas, así como de los ciudadanos.
Para ello existen programas (software de gestión gubernamental) que son prácticos, fáciles de usar y dan resultados al instante. Son una muy valiosa herramienta para que las dependencias cumplan con la obligatoriedad de la Función Pública. Este programa gestiona, organiza, preserva y almacena los documentos generados en las acciones de gobierno para fortalecer y mejorar la entrega de servicios a la sociedad.
Uno de estos programas, de gran eficiencia y resultados probados, es OnBase, que tiene una plataforma de multiusuarios y una suite de módulos para controlar la información generada de principio a fin, dentro de un proceso.
El gobierno digital, que ahora podría verse como una situación normal pero que en algunos casos todavía se está en período de transición y adaptación, presenta características y ventajas de gran valor operativo, como búsquedas ágiles de algún documento, gestión de actas o archivos, convierte la información de papel a formato digital y cumple con los lineamientos de la Secretaría de la Función Pública, de Acceso a la Información y de Transparencia.
También ordena documentos de acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nación, lleva un control adecuado del trámite (concentración e histórico, estatus), controla el flujo de oficios, ayuda al ambiente por el ahorro en el uso de papel y también ahorra tiempo a servidores y consumidores, y es de fácil e inmediata disposición electrónica.
El software también auxilia en los procesos de administración, recursos humanos, recursos materiales y relaciones públicas, estableciendo cifras, nómina, agenda, reportes e informes al momento, que por medio de interconectividad, permite que el personal autorizado acceda a la información que le compete a su área de manera expedita.
OnBase hace posible pasar de acciones de gobierno al E-Gobierno, consolidando las palabras solución, eficiencia, constancia, orden e inmediatez.