Sabemos que siempre estás en búsqueda de procesos que ayuden a mejorar a tu empresa o negocio, es por ello que a continuación te contaremos más sobre la automatización de procesos empresariales y cómo puedes implementarlos para mejorar la productividad de tu negocio. En esta ocasión te hablaremos de la gestión documental y cómo puede beneficiar a tu empresa.

Si nunca habías escuchado el término es posible que te preguntes ¿qué es la gestión documental? Se trata de un conjunto de tecnologías, técnicas y prácticas que sirven de herramienta de apoyo para que las empresas puedan organizar la administración del flujo de sus documentos desde que se crean hasta que se tienen que almacenar.

Estos sistemas están diseñados especialmente para que se adapten a las necesidades de cada empresa para que sean funcionales y eficaces para sus colaboradores y puedan obtener el máximo provecho de los mismos.

En términos muy sencillos la gestión documental es un sistema de gestión de documentos, imágenes o contenido que genera una empresa y se mantiene en un formato digital para hacer más eficiente la búsqueda de documentos, así como el uso de ellos.

Por ejemplo, en muchas empresas hay un área dedicada a la organización y almacenamiento de los documentos, esta área representa un gasto tanto de recursos físicos como de elementos dedicados a esta tarea, con una gestión documental esta área puede quedar automatizada y ya no será necesario que haya personas específicas que se dediquen a proporcionar la información que algún empleado necesite ya que todo puede estar disponible para los colaboradores de manera fácil, rápida y directa.

Otro de los retos que se resuelve con la implementación de la gestión documental es la que tiene que ver con la implementación de la tecnología, aunque en algunas empresas se tiene un equipo enfocado directamente en la tecnología, en muchas otras, sobre todo en las pequeñas, no es posible por lo que tareas como la gestión y resguardo de documentos históricos, técnicos o administrativos queda en manos de personas que no cuentan con el conocimiento necesario de los programas o soluciones para almacenar esta información.

Cada empresa tiene sus requerimiento por lo que la gestión tiene que adaptarse a sus procesos y aportar los beneficios para los cuales fue creada que son: solucionar conflictos de almacenamiento, preservar el contenido de los materiales, brindar seguridad a la información y crear ambientes de trabajo más colaborativos y eficientes para todos los integrantes.