Como referencia para esto, anunció que aún cuando el 37% de las empresas que aún no ha adoptado el sistema de factura electrónica pero que ha manifestado interés en hacerlo sólo el 18% estima poder hacerlo durante los siguientes nueve meses o más.

El directivo de CONTPAQ reconoció durante su participación en el seminario “Todo lo que debes saber acerca de la facturación electrónica para el 2012” que aunque la factura electrónica ha registrado un avance positivo, existe aún mucha renuncia por adoptarla en algunos giros comerciales y en tamaños de empresa como en comercios o microempresas aún cuando este esquema de comprobación fiscal es ya el definitivo en México.

El hecho de haber puesto como obligatorio el uso de la factura electrónica en México ha dado lugar a que las Pymes la hayan rechazado casi inmediatamente pues más allá de ver los beneficios que la factura electrónica conlleva, sólo se enfocan en la imposición gubernamental.

Torres Fragoso indicó que se escuchan muchos comentarios como “sólo quieren tenernos más fiscalizados” y, aunque este régimen implica un mayor control fiscal, la factura electrónica permite un mayor orden y simplicidad en el contacto comercial con el cliente.

Del mismo modo, la decisión de implementar la factura electrónica es porque aún existe la opción de entregar facturas impresas en papel del Impresor Autorizado o con Código de Barras Bidimensional.

Fragoso informó que de acuerdo con un estudio hecho por CONTPAQ en 2011, en el que se entrevistó a personas morales de México, Guadalajara y Monterrey, actualmente el 49% de las empresas mexicanas no utiliza la factura electrónica.

Ante este hecho recomendó a los contribuyentes que revisen el modo de operación de la factura electrónica y que se informen sobre los proveedores de este servicio así como de las propuestas que ofrecen con el fin de que elijan aquella que se adapte mejor a sus necesidades.

La factura electrónica permite la reducción de costos de impresión, almacenamiento de datos y envío, además permite a las empresas ingresar a la digitalizacion de documentos con una visión más clara de los procesos de venta, compra, inventario, registro, cuentas, flujo de efectivo y declaraciones de impuestos.

Pese a ser fuerte la presión para las Pymes, Martínez mencionó que el ritmo de adopcion de la factura electrónica no va tan rápido como las autoridades fiscales quisieran al haber una demanda contenida, esto se refleja porque muchas empresas tenían facturas impresas en papel por impresores autorizados y podrán seguir utilizándolas hasta finales del 2012 o hasta que se terminaran y, previendo este hecho, muchos contribuyentes imprimieron sus facturas antes de que terminara el año 2010.

Algunas empresas no calcularon las facturas impresas que iban a utilizar, y al terminárseles tuvieron que comenzar a utilizar el régimen de la factura electrónica.

Martínez puntualizó que México se encuentra en el proceso de adopción de la factura electrónica y que las empresas que facturaron más de 4 millones de pesos en el periodo fiscal anterior se encuentran obligadas a emitir factura electrónica.

Para emitir la factura electrónica, las empresas tienen dos opciones: facturar por sus propios medios, es decir por su propio sistema administrativo donde se genera la factura electrónica y se emite al cliente. Esto sólo lo pueden hacer los empresarios que empezaron a emitir factura electrónica antes del 31 de diciembre de 2010.

Después de la fecha mencionada, la única opción para facturar es la factura electrónica o comprobación fiscal electrónica, este comprobante debe ser enviado a través de internet para que las autoridades fiscales las avalen con un sello digital y para que se le ponga un folio.

Las empresas obligadas a emitir factura electrónica son aquellas que facturan más de 4 millones de pesos, en la actualidad se estima que existen entre 170 y 175 mil empresas que facturan este monto y, con el cambio de factura se obtiene un total de 440 mil empresas.

Las Pymes tarde o temprano tendrán la necesidad de emitir factura electrónica, incluso a las que cobran por honorarios no les quedará otra opción. Para realizar el cambio sólo se necesita una computadora con conexión a internet y un sistema que genere la factura electrónica.

El término “virtualizacion” ha sido utilizado en el ámbito de la informática desde 1960 cuando comenzó a expandirse el uso de las computadoras y ha hecho referencia a numerosos aspectos relacionados con las máquinas y sus procedimientos, desde sus capacidades hasta sus partes y componentes.

Actualmente se entiende por virtualización la creación de una versión simulada de alguna parte de la computadora, ya se trate de un sistema operativo, un dispositivo de almacenamiento, o una plataforma de hardware. En otras palabras, se trata de construir una capa intermedia entre la máquina física o hardware y el sistema operativo de la máquina de manera tal que se dividen los recursos y funciones de la computadora entre varios entornos de ejecución.

De esta manera, puede decirse que efectivamente se crean una o más computadoras virtuales dentro de un solo aparato de hardware, entre los cuales se distribuyen las funciones tanto físicas como de procesos (software). Las distintas plataformas virtuales pueden o no tener acceso a los recursos de la computadora, según sea la finalidad para la que son contraídas.

La máquina virtual así creada se constituye en efecto como un sistema operativo que funciona igual que si hubiera sido instalado de origen.

Del mismo modo que se pueden virtualizar sistemas operativos, es posible hacerlo con programas, aplicaciones, crear particiones en un dispositivo de almacenamiento digital de forma que sólo parte de él sea accesible desde una plataforma simulada, y hasta se pueden crear computadoras virtuales dentro de una computadora personal.

Entre las aplicaciones de la virtualización podemos encontrar la maximización de los recursos de una computadora al distribuirlos en las distintas plataformas que puedan sacar el mejor provecho de ellas. También es posible añadir un sistema operativo virtual para utilizar programas y aplicaciones que no han sido diseñados para la computadora de la que se dispone. Otra posibilidad, si se trabaja en una máquina compartida, es crear particiones para que cierta información sea disponible solamente si se tiene acceso a ella.

El uso de la virtualización se ha expandido recientemente gracias al desarrollo de un modelo de negocios conocido comúnmente como “cloud computing”, nube de cómputo o nube de conceptos. Esta nueva manera de prestar servicios se basa en la idea de la versatilidad y la eficiencia, de modo que un usuario de algún servicio pueda acceder a él a distancia, mientras que quienes prestan ese servicio tienen la posibilidad de atender de manera rápida las necesidades de sus clientes y ampliar su catálgo de soluciones.

La factura electronica es un comprobante fiscal digital conocido como e-factura, este documento electrónico cumple con los requisitos legales que se exigen a las facturas tradicionales, garantizando que son originales y tienen un contenido íntegro.

La factura electrónica es la evolución de las facturas tradicionales impresas, son igual de funcionales y tienen las mismas bases legales solo que la factura electrónica puede almacenarse, ser gestionada e incluso intercambiada utilizando los medios electrónicos o digitales.

Una factura electrónica consiste en la justificación legal de la prestación de un servicio o de la entrega de un producto, por medio de la factura el vendedor y el receptor acuerdan haber hecho un intercambio comercial con el pago finiquitado del producto o servicio. Generalmente, para fines de comprobación de ingresos, el emisor de la factura conserva la factura original y el receptor conserva una copia idéntica a la original.

La única diferencia entre la factura tradicional y la factura electrónica es que la factura electrónica utiliza un soporte informático para su almacenamiento en lugar de conservarse impresa en papel.

La factura electrónica tiene dos fases de construcción:

• Creación de una factura idéntica a la tradicional y almacenarla en un fichero de datos.
• Firmar la factura con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de la factura y que le añade el sello digital.

La factura electrónica garantiza la autenticidad de los datos de la persona física o jurídica que firma la factura y también la integridad de los datos que ambos (receptor y emisor) dieron y que el contenido de la factura electrónica no será alterado posteriormente para conveniencia de alguna de las partes.

La factura electrónica es enviada al receptor por medio de la tecnologia electrónica como los CD´s, memorias USB, memorias flash o a través de internet.

Aunque existen muchos medios para unificar los datos de la factura electrónica, existe una normativa estricta con requisitos legales distintos de acuerdo con las autoridades tributarias de los países donde se acepta la emisión de la factura electrónica de modo que hay que verificar qué países cuentan con el uso legal de la factura electrónica, especialmente cuando se tiene relaciones comerciales con empresas extranjeras hay que estar al pendiente de las normativas aplicadas a sus países de origen.

Los requisitos y aplicaciones legales respecto al contenido mercantil de la factura electrónica son idénticos a los de las facturas impresas en papel, estos requisitos se imponen para garantizar la integridad y autenticidad de los formatos electrónicos para seguridad de ambas partes.

La digitalizacion de documentos se está convirtiendo en un proceso obligado para muchas empresas pero también para numerosas instituciones culturales y de gobierno. Para las empresas, tener una base de datos virtual que contenga la información de sus finanzas y los datos de sus clientes resulta de gran utilidad, sobre todo si se manejan altos volúmenes de papel.

El principal beneficio radica en poder acceder a los documentos de manera rápida y fácil. Las compañías de seguros, por ejemplo, están invirtiendo gran cantidad de recursos para migrar de las pólizas de papel a las digitales, y ya son muchos los ajustadores de seguros que viajan siempre con un escáner portátil y una tablet o un teléfono inteligente, en lugar de ir de un lado para el otro cargando un abultado portafolio.

Otra ventaja de contar con archivos digitales es que se puede acceder a ellos desde cualquier parte si se cuenta con una conexión a Internet. El trabajo no se ve interrumpido por una salida inesperada y es posible seguir atendiendo las necesidades de los clientes.

El ahorro de espacio también es resultado de digitalizar las bases de datos. Si bien es necesario recordar que los registros impresos deben guardarse durante algunos años por cuestión de obligaciones fiscales, muchos de las cajas y cajas que antes se tenían almacenadas pueden por fin tirarse a la basura. La contraparte de todo esto es que aún se sigue necesitando espacio de almacenamiento, pero con dos o tres servidores de gran capacidad, lo necesario para una empresa mediana con varios años de trayectoria, no se llenan varias habitaciones.

Una situación semejante a la de las empresas es la de las instituciones de gobierno. Digitalizar archivos significa acercarse a los ciudadanos, pues ellos pueden consultar la información que deseen sin la necesidad de realizar los tortuosos y largos procesos burocráticos, como hasta la fecha sigue sucediendo. Sumado a la posibilidad de realizar trámites en línea, se agiliza una gran parte de la atención al público.

Es importante señalar, en todo caso, que los gobiernos deben seguir almacenando la información impresa por todo aquello que compete a la transparencia y la rendición de cuentas.

En cuanto a las instituciones culturales, digitalizar documentos facilita el acceso del público en general a la información que ellos resguardan, pero sobre todo abre los espacios para los investigadores, quienes ya no necesitarían trasladarse hasta un archivo lejano, quizá incluso en otro país, para obtener los datos que necesitan para continuar con su labor de difusión de la cultura. Además, esta opción previene el desgaste de los documentos históricos provocado por la manipulación y la exposición al ambiente.

Cuando hablamos de mesa de ayuda o Help desk nos referimos a una serie de servicios que nos ayudarán a solucionar algunos posibles problemas que puedan surgir relacionados con las Tecnologías de Información y Comunicaciones, las cuales son utilizadas para la transferencia de información, esto a través de soportes técnicos que le ayudarán a solucionar los problemas relacionados con fallas, consultas de información o cualquier tipo de accidente que pudiera llegar a surgir, con el beneficio de que la ayuda la podrá recibir en el momento en el que usted lo necesite, haciendo así que su sistema funcione de una manera más efectiva, esto a través de un lugar central que será el referente para recibir la ayuda que se necesite en cada caso a través de un software, que emitirá un comprobante que dependerá del grado del problema que presente cada usuario, por ejemplo, en el primer nivel se encuentran las preguntas que son más comunes y así seguirán subiendo de niveles hasta las preguntas más especializadas.

Un analista de mesa de ayuda debe cumplir con varios requisitos para llevar a cabo su trabajo de una manera satisfactoria, entre los cuales encontramos como elemento fundamental un conocimiento muy profundo de software y hardware, pasando por las telecomunicaciones. De la misma manera debe tener una capacidad de comunicación que le permita ser paciente y escuchar la información que sea proporcionada por parte del usuario.

Para que una mesa de ayuda pueda ser llamada como tal, debe cumplir una serie de recursos técnicos, esto con la finalidad de poder dar seguimiento y posible solución a los problemas presentados por cada usuario.

A pesar de que estas mesas de trabajo generalmente sirven para asesorías, también pueden utilizarse como auxiliares para dar capacitación a los usuarios para la instalación de un software y para su correcta utilización.

De esta manera una vez que el usuario tenga alguna duda relacionada con las tecnologías de información se recomienda acudir a estos centros de ayuda en los cuales será atendido por una central que le ayudará a solucionar cualquier tipo de problema remitiéndolo con el personal adecuado. Este tipo de apoyos se han vuelto muy importantes y han tenido una demanda cada vez más creciente debido a la alta demanda que tienen las telecomunicaciones en estos tiempos, las cuales en muchas ocasiones son utilizadas por los individuos sin tener una formación clara de los software.

En las últimas décadas se ha incrementado la búsqueda de seguridad en las empresas, hogares, escuelas y sitios públicos. Mucho se habla de la video vigilancia pero poco se conoce sobre la diferencia entre circuito cerrado de televisión y cámaras IP, en este post nos centraremos en este tema, qué son y cuáles son las ventajas de cada uno.

Cámaras IP

Las camaras IP o cámaras web transmiten imágenes, audio y video directamente a través de una red de internet o intranet desde un explorador web como Internet Explorer o de un concentrador en una red local.

Las cámaras IP tienen aplicaciones integradas como la detección de presencia, envío automático de e-mail ante la presencia de extraños en horas o zonas de acceso restringido, grabación de videos en forma de imágenes o secuencias en equipos informáticos, ya sea en redes locales o externas de modo que se pueda comprobar fácilmente porqué se detectó la presencia de una persona y se pueda tener una grabación de lo ocurrido.

Circuito cerrado de televisión

El circuito cerrado de televisión o CCTV es un sistema diseñado para un número limitado de espectadores.  Puede componerse de una o más cámaras conectadas a monitores de video o televisiones que reproducen la imagen capturada por las cámaras.

A diferencia de las cámaras IP, el CCTV se encuentra fijo en un lugar determinado y se controla desde una sala de control desde la que se puede configurar el enfoque, inclinación, zoom y panorámica de cada cámara.

Las cámaras IP, al igual que el CCTV cuentan con visión nocturna, detección de movimiento y claridad en imagen.

Comparación entre cámara IP y CCTV

• Visibilidad. Las imágenes transmitidas desde una cámara IP pueden ser vistas desde cualquier parte del mundo, en comparación con el CCTV que, como su nombre dice, es un sistema cerrado en el que es necesario permanecer en las instalaciones donde se encuentra para tener acceso a los videos.
• Economía. Las cámaras IP resultan más económicas de instalar que el CCTV pues la instalación de las cámaras IP se realiza como la instalación de una red local LAN conectada al Router, ya sea inalámbrico o con cables, en comparación de las instalaciones complicadas y costosas del CCTV.
• Cobertura de vigilancia. Para aumentar la seguridad en un sistema, resulta muy sencillo añadir cámaras IP mientras que en el CCTV es necesario duplicar el sistema de monitorización si se desea ampliar el sistema.

Si usted cuenta ya con CCTV y desea cambiar a la moderna cámara IP no es necesario deshacerse del sistema de monitoreo. La cámara IP cuenta con Servidores de Video IP que son conversones de imagen analógica a digital así que se puede conectar por un lado un Router ADSL o algún otro sistema de banda ancha y por el otro el CCTV a una red de internet para disponer de las imágenes del sistema en cualquier lugar que desee.

Las cámaras IP se encuentran disponibles de acuerdo a las funciones para las que se requiera, si es necesario que se encuentre fija o móvil para poder controlar todos los ángulos y observar lo que ocurre en una habitación completa. Estos movimientos se pueden controlar desde el navegador de internet donde se podrá controlar una gran variedad de opciones como el movimiento horizontal o vertical, zoom, color, etc.

Por último, cabe mencionar que las cámaras IP disponen de entradas para conectar otros sensores no incluidos como los detectores de humo, de movimiento convencionales o de fuego, todo para incrementar la seguridad en su empresa, casa o escuela.

La mesa de ayuda o help desk es un conjunto de servicios destinados a la gestión y solución de todas las posibles incidencias relacionadas con las tecnologias de la informacion y comunicación. Con la mesa de ayuda se puede recibir reportes de fallos, consultas de información o resolución de dudas y seguimiento de problemas.

La mesa de ayuda ofrece servicios acerca de soporte técnico en la detección de bugs o fallas en el software y hardware. Se basa en un conjunto de recursos tecnológicos y humanos que brindan soporte técnico a los usuarios del área informática de una empresa para incrementar la productividad y la satisfacción de los usuarios internos o externos.

Algunos ejemplos del personal destinado a la mesa de ayuda son:

• Soporte a usuarios de sistemas microinformáticos
• Soporte telefónico u online
• Técnicos especializados en atención individualizada
• Apoyo sobre un sistema informático en particular

La mesa de ayuda generalmente administra las peticiones de los usuarios por vía software para dar seguimiento a todos los requerimientos del sistema con un único número de ticket. A esto se le llama “Seguimiento local de fallos” o Local Bug Tracker en inglés. Cuando se utiliza este software resultan ser herramientas muy eficaces en la búsqueda, análisis y eliminación de problemas comunes en el sistema.

Cuando el usuario notifica un problema, la mesa de ayuda emite un ticket donde están especificados los detalles del problema. La mesa de ayuda contiene varios niveles de solución de problemas de acuerdo con la complejidad de estos, si en un primer nivel, generalmente conocido como las FAQ´s o preguntas frecuentes el problema queda resuelto, el ticket es cerrado y actualizado de forma automática con la documentación de la solución para que los siguientes usuarios tengan una referencia del problema. Sin embargo, si el problema persiste será desplazado a un segundo nivel.

Por otro lado, la mesa de ayuda asiste en la notificación de tendencias y situaciones para mejorar el servicio del software y que le permitirán alcanzar los más altos niveles de servicios para la gran comunidad de usuarios que la utilizan.

Los servicios que brinda la mesa de ayuda son:

• Atención inmediata a los incidentes o problemas con la continuidad operativa y reducción de tiempos en que el sistema no opera.
• Seguimiento y progreso a cada solicitud de servicio.
• Análisis de información sobre cada incidente que se presente para tomar decisiones, detectar áreas de vulnerabilidad y ejecutar acciones para la solución del problema presentado y la prevención de problemas potenciales.

El analista destinado a la atención de la mesa de ayuda debe contar con la habilidad, conocimiento y capacidad para brindar una atención eficiente al usuario. Además de brindar soluciones a los problemas del usuario debe identificar las posibles consecuencias de cada acción para obtener la satisfacción del usuario, que es el objetivo  principal de la mesa de ayuda.