A pesar de que los avances en herramientas en las tecnologías que facilitan la captura de datos, el 42% de las empresas continúan teniendo un aumento en el consumo de papel. Además del gasto que implica la adquisición de papel, la tinta para las impresiones y el tiempo en almacenamiento de archivos, estas estadísticas demuestran que las empresas siguen contaminando con el consumo de papel y que no han adquirido la madurez empresarial para evolucionar en sistemas operativos y mejorar su funcionalidad.

Las estadísticas sobre las prácticas empresariales dicen que:

  • El 45% de las empresas que han hecho captura de datos para convertirlos en digitales mantienen sus documentos tal y como salieron de las impresoras.
  • El 77% de las facturas electrónicas que llegan a las empresas como archivos adjuntos PDF se imprimen.
  • Solo un 23% de las empresas emiten archivos en PDF directamente como imágenes por medio de un sistema de captura work/flow.
  • El 73% de las claves para el control de procesos siguen siendo manuales.

La mayoría de las organizaciones llegan a ser conscientes de los problemas internos, y se esfuerzan en implementar una solución que les ayude a mejorar sus operaciones internas, dándose cuenta de que convertirse en una empresa paperless es una excelente solución para mejorar el rendimiento empresarial, obtener ahorros en papel y procesos operativos.

Al recibir documentos en cualquier formato, ya sea impreso o electrónico, es un punto clave el garantizar que la información más importante que se desea transmitir sea capturada y entregada en el momento y formato adecuado.

La captura de datos inteligente hace que la información vital para las empresas sea accesible inmediatamente. Con esto comienza el primer proceso de captura de datos significativos, minimiza la entrada manual de datos, la conciliación y brinda consistencia al proceso de digitalización.

Las empresas que quieren liberarse del papel y superar los obstáculos que la captura digital de datos supone al comienzo del proceso deben tener en cuenta algunos puntos clave:

  • Clasificar automáticamente los documentos, esto es por medio del reconocimiento y clasificación del tipo de documentos para procesarlos con base en su contenido para direccionarlos de forma automática al destinatario adecuado.
  • Implementar un software inteligente de captura de datos y documentos semi-estructurados y no estructurados, sin la necesidad de plantillas o de sesiones asistidas de aprendizaje.
  • Filtrar la comunicación recibida por medio de correo electrónico, fax o redes sociales a través de un sistema de captura que permita un posterior direccionamiento y respuesta inmediata.