En todo sistema de gestión de compras es necesaria una organización que permita analizar los indicadores claves de rendimiento clave (KPI) del proceso. Costos manejados, productividad, eficiencia, tiempos, perfil de los clientes, control de facturas de proveedores, ciclo de ventas y calidad, entre otros aspectos que son de utilidad para determinar si hay un funcionamiento correcto sobre el aprovisionamiento de la empresa, que beneficie la rentabilidad y el ahorro.

Medir el rendimiento de las compras de las empresas es esencial para las finanzas, de manera que se puedan plantear mejoras que permitan optimizar las actividades en beneficio de la visión financiera.

Además, existen herramientas tecnológicas que además de enfocarse en los puntos estratégicos de la producción como la desviación del presupuesto, tiempo total, cantidad de pedidos rechazados, ahorros y descuentos, retorno de inversión, cobros y facturación, así como número y ratio de evaluación de los proveedores, también se enfocan en la parte fiscal y permiten emitir o gestionar facturas, consultar lista negra del SAT y tener control total de la empresa.

Los KPI para considerar son:

  • Entrega a tiempo. Uno de los principales KPI a considerar es el tiempo de entrega. Para ello se divide el número de entregas a tiempo por el número total de entregas. Por ejemplo, puede determinarse si los retrasos se deben a situaciones como una compañía contratista que solicita un cambio en la orden de compra, mientras que los bienes se producen y este cambio obliga a perder la fecha de entrega.
  • Costo total. Para saber si la inversión se está manejando adecuadamente, hay que medir el costo total en cada reporte de gasto mensual, aunque este no debe estar enmarcado solo en los gastos significativos sino también en los más redundantes.
  • Esta medida examina todos los procesos inherentes a las finanzas de las empresas, tales como los pagos, las compras, tiempos empleados en los procesos, solicitudes y aprobaciones.
  • Este punto clave denota cuán productivos son los trabajadores o el personal a cargo de las compras y el aprovisionamiento. Se trata de que las empresas obtengan lo que necesitan cuando lo necesitan, asegurándose de que tanto el departamento de ventas como los mismos trabajadores puedan ser parte de la organización que conduce al éxito en el mercado.
  • Aquí siempre se focalizan los objetivos del departamento de finanzas. Lo que se espera es que un proceso de gestión de compras responsable y óptimo permita medir el dinero ahorrado de año en año en pro de las empresas y su futuro económico.

Un manejo correcto de los indicadores de compra de las empresas, además de ayudarlas a incrementar la producción es clave para satisfacer las necesidades de los clientes, que es la misión principal de las empresas de manufactura.