La nube es conocida como la base de datos más grande que existe en donde podemos comprar espacio ilimitado para almacenar todo tipo de datos, desde documentos escritos, audios, videos, fotografías, scans, etc., todo en función de hacer un mundo paperless más cercano a la realidad.

Muchos dicen que el día en que no se utilice el papel nunca llegará, pero otros, como las oficinas de todo el mundo opinan de manera diferente, pues el concepto paperless cada vez les resulta más y más atractivo. En los últimos años y con la ayuda de scanners especializados muchas empresas al rededor del mundo han empezado a mudar sus datos al plano digital para hacerlos más accesibles y seguros.
Un estudio realizado por la empresa TBS en España señala que gracias a las nuevas tecnologías de cloud computing las empresas han experimentado hasta un 50% en el aumento de la productividad de los empleados pues la gestión de documentos se hace más efectiva. Un punto fundamental de esta nueva tecnología es que logra poner los documentos a la disposición de quien necesite consultarlos y modificarlos dependiendo de las características del mismo; así también se pueden consultar en cualquier dispositivo móvil, lo que no reduce el tiempo de productividad al tiempo que el empleado se encuentra en su escritorio.
Muchos han llegado a desconfiar de la seguridad que este servicio de almacenamiento en “la nube” pueda ofrecer, pues hemos escuchado hablar de escándalos internacionales por filtración de datos personales, sin embargo la seguridad con la que se almacenan no depende solamente de la nube como tal, sino del proveedor de los servicios de almacenaje; cada empresa que contratemos para que almacenen nuestros datos en la nube debe darnos una garantía de protección de los mismos, de otra manera no debemos arriesgarnos a contratarlo.
Los beneficios de empezar a pensar en oficinas sin papeles son varios, entre ellos tenemos mejor seguridad y menor posibilidad de acceso a datos críticos y confidenciales de la empresa por parte de intrusos; con el papel cualquier encargado del almacén podía entrar a los archivos para sacar datos valiosos, hoy en día con los datos digitales la persona debe tener la clave de acceso al programa para poder acceder a la información.
Otra de las razones por las que lo digital le gana terreno a lo físico son los riesgos que tienen los datos de sufrir percances físicos como incendios, inundaciones o violaciones por escrito.
El hecho de que tantas empresas alrededor del mundo estén apostando por la nueva era digital es una muestra de lo realmente efectiva que es esta nueva era.