Dentro de los procesos de Recursos Humanos, destaca el pago de nómina al trabajador, sin embargo no es del todo recomendable que el área de RRHH sea la encargada de las emisiones sino la de finanzas pues es indispensable realizar los cálculos de salarios, retenciones de impuestos, préstamos de nómina o los pagos de seguridad social y prestaciones, así como mantenerse al día en las modificaciones al Código Fiscal de la Federación (CFF).

Una de las modificaciones, realizada el mes de octubre de 2013, consistió en los cambios en los recibos de nomina, que en adelante serán en forma de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y que actualmente se utilizan en todas las empresas, grandes o micros, para comprobación fiscal y seguridad del contribuyente.

Sin embargo, el tema de la nómina electrónica ha dado dolores de cabeza a muchos contribuyentes, especialmente a los patrones, quienes son los principales responsables al tener que cumplir con muchas obligaciones frente al trabajador, la seguridad social y el SAT; además es muy importante cumplir con lo indicado en la Ley Federal del Trabajo (LFT), encargada de vigilar que se hagan válidos los derechos de todos los trabajadores.

Entonces, ¿Cómo cumplir con la nómina sin que se vuelva un dolor de cabeza?

Cada recibo debe llevar:

  • RFC y CURP del empleador
  • Nombre del empleado
  • RFC y CURP del empleado
  • Monto total de las percepciones
  • Monto total de las retenciones
  • Total de impuestos retenidos
  • Aportaciones de seguridad social
  • Medio de pago
  • Régimen fiscal en que tributa el patrón
  • El importe total consignado en letra
  • Forma en la que se realizó el pago (cheque, efectivo, transferencia)
  • Lugar de expedición del comprobante, señalar el lugar de la plaza en donde labore el empleado
  • Tipo de régimen, requisito obligatorio para señalar la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador, conforme al catálogo publicado por el SAT
  • Fecha de pago: Fecha efectiva de la erogación y que en el CFDI de nómina se debe expresar como: aaaa-mm-dd
  • Fecha inicial para señalar el día en que inicia el período de pago: en el CFDI de nómina se expresa: aaaa-mm-dd
  • Número de días pagados
  • Periodicidad del pago
  • Versión complemento de CFDI nóminas
  • Subtotal: Sumatoria de los importes de los conceptos
  • Descuento: Total de las deducciones (suma del total gravado y total exento, sin considerar el ISR retenido)
  • Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
  • Total: Pago realizado al trabajador. Sera igual al subtotal menos los descuentos, menos las retenciones efectuadas
  • Descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: pago de nómina, aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
  • Valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total de percepciones gravadas y exentas)

Es muy importante revisar constantemente que la información capturada la primera vez siga siendo correcta, así como las modificaciones fiscales para el cumplimiento de nuestras obligaciones como empresa, de este modo podremos deducir nuestros gastos y mantener la empresa al día.