Dentro de todo negocio, una de las labores administrativas en las que muchos emprendedores suelen tener problemas es la elaboración de la nómina, pues para ello se requiere de algunos conocimientos contables que, si bien pueden aprenderse en la práctica, en principio casi ningún pequeño empresario cuenta con ellos.
En el contexto mexicano, en el que casi la totalidad de las compañías registradas pertenecen a la micro, pequeña y mediana empresa –con una participación de alrededor del 99 por ciento de los negocios registrados—, las llamadas micropymes son administradas en su mayoría por los mismos propietarios, quienes asumen el trabajo contable sin la preparación suficiente, aunque, eso sí, con mucho entusiasmo y dedicación.
Pensando en ellos, y para despejar algunas dudas sobre cómo hacer una nómina con toda la documentación correspondiente que justifique percepciones, deducciones y demás consideraciones de ley, aquí les presentamos algunas consideraciones clave que se deben tener en cuenta:
- Registrar todo tipo de actividades relacionadas con pagos y deducciones: es imprescindible registrar el cumplimiento cabal de jornadas laborales, horas extras, permisos sin goce de sueldo, viáticos, incentivos, comisiones ganadas, subsidios al empleo y demás cuestiones que incidan en el pago del salario. De igual manera, es importante registrar el desglose de retenciones como el impuesto sobre la renta (ISR), pensión alimenticia, caja de ahorro, entre otras, según aplique en cada caso.
- Hacer un expediente completo de cada trabajador: para realizar una nómina de forma adecuada debes contar con los datos correctos de tus empleados, por lo que es conveniente que cuentes con un expediente con copias de sus documentos oficiales (acta de nacimiento, credencial para votar, cédula profesional, CURP, etcétera).
- Definir periodos y tipos de pago: es indispensable dejar sentado en la nómina la periodicidad en la que se harán los pagos (día, semana, catorcena, quincena, mes) o si se trata de un contrato por proyecto, además de aclarar cuando se trate de percepciones ordinarias y extraordinarias, como los aguinaldos, los pagos de utilidades, vacaciones u otras similares.
- Entregar recibos a los trabajadores: entregar un recibo de nómina a tus colaboradores cada vez que les pagues es, además de una obligación, una manera de inspirarles confianza al hacer que todo movimiento relacionado con sus salarios sea transparente.
- Utilizar herramientas de contabilidad en línea: moderniza tus procesos y recurre a herramientas digitales brindadas por proveedores autorizados por el SAT; con esto, podrás emitir facturas y recibos fiscales de todo tipo –como el de nómina— con la certeza de que serán cien por ciento legales y con la ventaja de que podrás elaborarlos a través de plataformas sencillas e intuitivas, ideales para todo nuevo emprendedor.
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