Hoy más que nunca los equipos de trabajo necesitan mantener una comunicación eficaz para alcanzar las metas que la empresa se plantee. En los tiempos de pandemia, crisis económica y home office, las reuniones de trabajo pueden volverse una auténtica pesadilla para los colaboradores porque suelen ser largas, aburridas y estresantes.

Sin embargo, esto no tiene que ser así y por ello a continuación te daremos algunos consejos para realizar eventos empresariales virtuales exitosos, eficaces y donde participen activamente los colaboradores. ¡Comenzamos!

  • Define el tipo de reunión y quiénes deben asistir. No todos los colaboradores deben asistir a todas las reuniones pues al no participar no tienen interés, les quitamos tiempo de productividad y da lugar a que haya desvíos del tema. Convoca únicamente al personal indispensable para que sepan que tienen que asistir y no pierdan la información valiosa que se dará.
  • Fija una fecha y hora con anticipación. Las reuniones inesperadas no le gustan a nadie; para asegurar la asistencia de todos los involucrados avísales por medios oficiales (correo corporativo o chat grupal) cuándo se hará la reunión y, de ser posible, mándales el enlace para que se conecten unos minutos antes de empezar y prueben su cámara y audio.
  • Elige un día adecuado. Se ha comprobado que las juntas en días intermedios de la semana son ideales para mantener la atención de los asistentes ya que la carga laboral suele ser menor que en lunes y los asistentes no tienen tantas ganas de terminar rápidamente como el viernes. La mejor hora para reunirse es el mediodía para que el hambre no les impida mantener la concentración.
  • Haz un cronograma de actividades. Delimita el tiempo de la reunión para evitar desvíos de tema, retrasos y pérdida de horas productivas; además, abordar el tema de inmediato ayudará a que los colaboradores mantengan la atención.
  • Realiza solo las juntas necesarias. Reunir a todo el personal solo para dar un anuncio es poco productivo y los colaboradores verán las juntas como una pérdida de tiempo.
  • Da cierre y seguimiento a cada junta. Evita terminar las juntas inesperadamente debido a una mala organización; finaliza cuando se hayan definido objetivos y soluciones, además procura llevar una bitácora para tener evidencia de lo acordado.
  • Motívalos con sesiones de team building online. No permitas que solo los negocios sean el tema central de las reuniones, contempla las sesiones de integración de equipos para  mejorar la comunicación, motivar a tus colaboradores o brindar capacitaciones.

Ahora que tienes un panorama más amplio para tus reuniones virtuales, aprovéchalas al máximo y crea equipos de trabajo eficientes.