Todas las oficinas deben contar, por ley, con medidas mínimas de seguridad para la protección de todos sus empleados. La falta de cumplimiento de estas medidas puede suponer graves sanciones para la empresa y, en el peor de los casos, puede resultar en daños para alguno de los trabajadores. Para evitar el pago de multas y gastos médicos innecesarios, mencionaremos algunas de ellas.

La más básica de las medidas de seguridad que se deben tener es contar con pasillos y accesos despejados, especialmente aquéllos que se consideran de emergencia. El motivo es que, en caso de sismo o incendio, el personal debe abandonar las oficinas de manera rápida y ordenada, lo cual se dificulta si hay cajas, pilas de documentos y otros obstáculos que impidan el paso, especialmente en las salidas indicadas como de emergencia.

Uno de los riesgos más grandes en una oficina y en cualquier otro espacio cerrado es el de un incendio. Por ello y para identificar rápidamente cualquier señal de fuego, es importante contar con detectores de humo que emitan una alarma en el piso o zona en la que se perciba la presencia de fuego. Algunos detectores son más sensibles que otros, así que para que los detectores funcionen con un máximo de eficiencia se debe procurar que los empleados no fumen en la oficina para que no se produzca una falsa alarma.

Las señalizaciones son una forma efectiva de que todos vean y conozcan las medidas que se deben tomar en caso de sismo o incendio. Deben colocarse en espacios visibles por donde transiten todos, de preferencia cerca de los pasillos de circulación, los elevadores y los baños. Deben colocarse a la altura del rostro y vale la pena tener más de un juego en cada piso o área.

Cada piso debe contar también con equipos de seguridad compuestos por un extintor, un botiquín de primeros auxilios, lámparas, pilas y, si la oficina es grande, un megáfono para dictar instrucciones en medio del ajetreo de una evacuación. Un grupo de personas debe ser designado como coordinadores durante esta clase de eventos, y deben contar con capacitación sobre la seguridad de las personas, así como el reconocimiento de sus compañeros de trabajo para que sigan sus instrucciones.

Se debe recordar que nunca debe hacerse uso de los elevadores en caso de incendio o sismo, ya que puede quedarse atrapado durante un tiempo indefinido. Lo mejor en estos casos es conservar la calma y seguir las indicaciones del personal de protección civil.