En las empresas cada día se generan un sinnúmero de documentos, siendo que los departamentos que las constituyen, tienen sus propias técnicas de generación, archivo y manipulación de estos. Pero las personas que se encargan de la administración de documentos han cambiado los procesos de gestión que se utilizaban tiempo atrás, debido a la revolución y adaptación tecnológica del contexto en el deben de coexistir con su competencia.

Hoy en día las empresas buscan convertir sus archivos físicos en archivos digitales, pues el mundo contemporáneo ha establecido que convertirse en una empresa BPO (por sus siglas en inglés “Business Process Outsourcing”), no sólo está de moda, sino que es una cualidad que toda empresa en busca de la eficiencia, debería tener. Ser una empresa BPO es más que trascender y cambiar las formas antes establecidas para la creación, almacenamiento y administración de documentos; es capacitar a los recursos humanos con los que se cuenta, poseer las herramientas tecnológicas adecuadas y optimizar los procesos de gestión de la información generada dentro de la empresa.

5 Factores involucrados:

  • Incremento del uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
  • Migración a plataformas virtuales.
  • Reducción de inversión y costos.
  • Necesidad de almacenamiento con mayor capacidad.
  • Mejora en la velocidad de transferencia de información.

Transformaciones:

  • De tener un espacio específico para el resguardo de la documentación de la empresa, y con esto, la compra de mobiliario; a poder acceder a ellos desde un software o desde una plataforma en Internet.
  • La forma en la que se organizaban los archivos a fin de tener todo bajo control y en las mejores condiciones de conservación, documentando todo en un inventario, bajo ciertos códigos; a contener todo en carpetas digitales específicas, con seguridad controlada.
  • De enviar documentación vía mensajería, correo físico o de hacerla llegar personalmente a las personas convenientes; a enviarse vía correo electrónico o notificando que se tiene acceso a cierta información en la nube.
  • La manera de crear y eliminar documentos ya que el consumo y desperdicio del papel era descomunal; a adoptar la filosofía paperless, cualidad de una empresa responsable con el medio ambiente.

En las empresas se ha pasado de conservar los archivos físicos dentro de archiveros y estantes que ocupaban un lugar considerable, mismos que estaban organizados de tal manera de que localizarlos y consultarlos no fuera un mayor problema; pasando por ubicarse dentro de archivos digitales, ubicados en distintas computadoras, organizados y manipulados de acuerdo a quienes fueran los responsables de administrar los documentos; hasta llegar al día de hoy, en donde la información se almacena, gestiona y comparte en la nube, con cualquier integrante de la empresa o persona externa asociada con la información a discutirse. ¿Quién lo habría imaginado?