Implementar un sistema de gestión documental es una elección inteligente y sobre todo, acorde con las demandas de la época sin importar cuál sea el giro de tu empresa.
Ya se sabe que sistemas como OnBase suponen múltiples beneficios, tales como trasladar todos los documentos físicos de una compañía a un formato digital. Esta acción los conserva y garantiza su accesibilidad en el momento en que se necesiten, incluso si existe una falla técnica, no hay internet o se presenta alguna situación de contingencia (como un sismo o incendio) que afecte la infraestructura física de tu centro de trabajo.
Con estos sistemas se agiliza el flujo de actividades al permitirte monitorear el estado de las tareas en curso, concentrar la información que llega o se emite a través de distintos canales en un mismo sistema y reducir los tiempos que se destinan a la búsqueda de documentos.
Seguridad, privacidad, ahorro de papel y mobiliario, y un mayor control sobre la información en general, son sólo algunas de las ventajas que la correcta aplicación de esta tecnología puede aportar a los emprendedores, pero hay que decirlo: lo cierto es que contar con los requerimientos técnicos no resuelve del todo las necesidades de gestión documental de las organizaciones.
El éxito en la implementación de un sistema DMS (Document Management System) dependerá también de otros factores:
Elegir el software adecuado en función de las necesidades de la empresa: aun cuando la base del servicio es la digitalización de documentos, no requerirán las mismas alternativas de gestión un despacho contable que una tienda departamental. Los expertos recomiendan encontrar un proveedor que ofrezca soluciones de automatización para los procesos que tu empresa considera prioritarios, como pueden ser la generación de un historial de cambios en los documentos o la accesibilidad remota.
Involucrar a los trabajadores en el proceso: aunque instalar un software de gestión documental no represente una complicación en términos técnicos, es verdad que si no logras la adaptación de tus colaboradores al nuevo sistema, tu inversión no será tan provechosa como esperabas y es posible que se incurra en errores asociados con la costumbre de las viejas prácticas. Por lo mismo, es aconsejable que, con asesoría de tu proveedor, se determine una estrategia para ayudar al personal a entender los beneficios del cambio, así como un programa de capacitación que le permita crecer a la par con el desarrollo tecnológico de la compañía.
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