Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) se han visto obligadas ya a hacer uso de la factura electronica, estos pequeños contribuyentes deben implementar su uso en caso de no querer perder clientes. Read more
A pesar de que se ha anunciado que durante los próximos meses el régimen de factura electronica podría hacerse obligatorio, el uso de este comprobante fiscal electrónico aún muestra un importante rezago principalmente en el sector privado.
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A pesar de que se han reducido costos en muchas empresas a partir del decreto de cambiar el formato de factura impresa a factura electronica, también se debe tomar en cuenta que esta manera de emitir comprobantes fiscales ha sido un golpe duro para las imprentas, sobre todo a aquellos pequeños negocios que se dedican a esto y es que el presidente de la Cámara de la Industria Gráfica en San Luis Potosí (Canagraf), Alfredo Bernal Cruz advirtió que con esta nueva disposición se pone en peligro a los negocios que anteriormente tenían convenios con la Secretaría de Administración Pública para imprimir las facturas. Read more
Las facturas son documentos que han cobrado mucha importancia en las últimas décadas, ya que se trata de toda la información impresa de un contrato de compra-venta en el que se inscribe además de la información general del producto, el día en que fue entregado además de la cantidad que se pagó por dicho servicio. El nombre del expedidor y del destinatario son otros dos elementos fundamentales, así como los precios unitarios y totales (en caso de haber comprado más de un producto), así como los descuentos (de tener alguno) y los impuestos. Read more
La factura electronica es un comprobante fiscal digital conocido como e-factura, este documento electrónico cumple con los requisitos legales que se exigen a las facturas tradicionales, garantizando que son originales y tienen un contenido íntegro. Read more
La digitalización de documentos se está convirtiendo en un proceso obligado para muchas empresas pero también para numerosas instituciones culturales y de gobierno. Para las empresas, tener una base de datos virtual que contenga la información de sus finanzas y los datos de sus clientes resulta de gran utilidad, sobre todo si se manejan altos volúmenes de papel.
El principal beneficio radica en poder acceder a los documentos de manera rápida y fácil. Las compañías de seguros, por ejemplo, están invirtiendo gran cantidad de recursos para migrar de las pólizas de papel a las digitales, y ya son muchos los ajustadores de seguros que viajan siempre con un escáner portátil y una tablet o un teléfono inteligente, en lugar de ir de un lado para el otro cargando un abultado portafolio.
Otra ventaja de contar con archivos digitales es que se puede acceder a ellos desde cualquier parte si se cuenta con una conexión a Internet. El trabajo no se ve interrumpido por una salida inesperada y es posible seguir atendiendo las necesidades de los clientes.
El ahorro de espacio también es resultado de digitalizar las bases de datos. Si bien es necesario recordar que los registros impresos deben guardarse durante algunos años por cuestión de obligaciones fiscales, muchos de las cajas y cajas que antes se tenían almacenadas pueden por fin tirarse a la basura. La contraparte de todo esto es que aún se sigue necesitando espacio de almacenamiento, pero con dos o tres servidores de gran capacidad, lo necesario para una empresa mediana con varios años de trayectoria, no se llenan varias habitaciones.
Una situación semejante a la de las empresas es la de las instituciones de gobierno. Digitalizar archivos significa acercarse a los ciudadanos, pues ellos pueden consultar la información que deseen sin la necesidad de realizar los tortuosos y largos procesos burocráticos, como hasta la fecha sigue sucediendo. Sumado a la posibilidad de realizar trámites en línea, se agiliza una gran parte de la atención al público.
Es importante señalar, en todo caso, que los gobiernos deben seguir almacenando la información impresa por todo aquello que compete a la transparencia y la rendición de cuentas.
En cuanto a las instituciones culturales, digitalizar documentos facilita el acceso del público en general a la información que ellos resguardan, pero sobre todo abre los espacios para los investigadores, quienes ya no necesitarían trasladarse hasta un archivo lejano, quizá incluso en otro país, para obtener los datos que necesitan para continuar con su labor de difusión de la cultura. Además, esta opción previene el desgaste de los documentos históricos provocado por la manipulación y la exposición al ambiente.
La digitalizacion de documentos se está convirtiendo en un proceso obligado para muchas empresas pero también para numerosas instituciones culturales y de gobierno. Para las empresas, tener una base de datos virtual que contenga la información de sus finanzas y los datos de sus clientes resulta de gran utilidad, sobre todo si se manejan altos volúmenes de papel. Read more
El concepto de la oficina sin papel está cobrando cada vez más auge debido a las facilidades que otorga la digitalización de documentos, en este post hablaremos sobre este tema y las ventajas que ofrece para las oficinas que lo adoptan. Read more
La Junta de la Castilla-La Mancha ha decidido llevar a cabo la digitalización de un gran número de documentos para hacerlos de acceso público, con lo que se contribuirá a la transparencia de la información, de manera que los ciudadanos puedan conocer las actividades de las oficinas de gobierno y cómo es que se llevan a cabo las tareas de administración. Read more
Aunque para muchos es un concepto desconocido, ECM (Enterprise Content Management) hace referencia al manejo de contenido empresarial, ya sea como medio impreso o electrónico. La Association for Information and Image Management lo definió en el año 2010 de la siguiente manera:
“Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, manejar, salvaguardar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizacionales. ECM cubre la gestión de la información dentro del ámbito completo de una empresa, ya sea que esa información esté en forma de documento de papel, un archivo electrónico, una base de datos impresa e incluso un email.”
El ECM es usado en muchas empresas en la actualidad, dado que este sistema de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos relacionados con la organización y manejo de documentación. Pero, ¿dónde comienza todo?
Un poco de historia sobre Enterprise Content Management
Enterprise Content Management, conocido como ECM, combina varios elementos a la gestión de documentación, por ejemplo el manejo, captura, búsqueda de archivos digitales. Dentro de los aspectos involucrados en la ECM se incluye el uso y la preservación de información privilegiada para una empresa.
La ECM se puede entender como una evolución de la Gestión de Contenido, ya que ésta nueva forma de gestión, además de incluir nuevos formatos, también implicó una nueva forma de manejo de información, por ejemplo protocolos para el ingreso y salida de información, generación de metadatos en relación a la documentación, algunos aspectos de automatización, en donde se deja ver cuando el contenido debe ser usado, etc.
Es decir, que con la Enterprise Content Management nos enfrentamos a un mundo donde la gestión de la información tiene fronteras tecnológicas, ya que este nuevo enfoque implica un manejo computarizado de los datos. En la empresa, por ejemplo, esta solución proporciona además servicios intranet para los empleados e incluso, puede tener portales empresariales.
La tecnología actual que hace parte de la ECM es descendiente del sistema de manejo de documentación que aparece a finales de los años 80, como es el caso de Electronic Document Management Systems (EDMS) Esta herramienta es aconsejable para aquellos que ven crecer su empresa y la toman enserio. Es claro que esta herramienta ayudará a que los procesos empresariales se realicen de un modo mejor, incrementando la productividad.
Aunque para muchos es un concepto desconocido, ECM (Enterprise Content Management) hace referencia al manejo de contenido empresarial, ya sea como medio impreso o electrónico. La Association for Information and Image Management lo definió en el año 2010 de la siguiente manera: Read more
El diseño de tarjetas de presentación es un asunto que requiere de alguna reflexión, ya que el estilo que elijamos será lo primero que nuestros clientes potenciales adviertan y será por medio de ellas que daremos una primera impresión de nosotros mismos y de nuestro trabajo. La tarea de diseñarlas y hasta de hacerlas se ha facilitado mucho gracias a las computadoras y los programas de diseño, si bien sigue siendo necesario seguir algunas pautas generales. Read more
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