Etapas Históricas Significativas En El Desarrollo De La Calidad- parte dos
I. ETAPA DE PREVENCIÓN, caracterizada porque:
- Los problemas se previenen, tomando las medidas necesarias para que no se materialicen
Etapas Históricas Significativas En El Desarrollo De La Calidad
Como síntesis de la evolución de la gestión de la calidad podemos distinguir cuatro grandes etapas que se han ido sucediendo a lo largo del tiempo; obviamente, deberá tenerse en cuenta que: No existe una separación drástica en el tiempo entre las diferentes etapas; y que las características de cualquiera de esas etapas perviven en mayor o menor grado en las etapas siguientes.
La estructura del Manual de Calidad
La necesidad de continuas referencias al Manual de Calidad, hace conveniente la numeración, no sólo de los capítulos y apartados de los mismos, sino incluso de los párrafos que se desarrollan. Así mismo es de vital importancia contemplar los siguientes dos puntos: Read more
Los requisitos para que el M.C. sea un instrumento operativo
Los requisitos para que el M.C. sea un instrumento operativo en la empresa y permita estructurar las actividades requeridas por el Sistema de la Calidad, son: Read more
Los objetivos más importantes del Manual de Calidad
El Manual de la Calidad se suele aplicar a toda la empresa; el de Procedimientos admite una aplicación segregada a ciertas áreas de la empresa. El Manual de Procedimientos debe tener referencias cruzadas con el Manual de la Calidad. En éste, se especifica su localización, la actualización y el procedimiento de control. Read more
La importancia del Manual de Calidad en las PYMEs parte dos
El Manual de la Calidad (entendido como la documentación completa del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa), en general, consta de dos elementos que describen completamente ese Sistema, y que son:
- El Manual de la Calidad, propiamente dicho, que es un documento relativamente breve y bastante estable en el tiempo, en el que básicamente se enuncia la Política de la Calidad de la empresa, incluyendo, normalmente, una Declaración Institucional suscrita por el Comité de Dirección.
Describe la organización de la empresa y la organización de la Función Calidad, y enuncia las políticas básicas respecto a los principales capítulos de las Normas que se tomen como referencia (en nuestro caso la serie ISO 9000 de 2000).
- Los Procedimientos de Calidad, que desarrollan todos los requisitos de las Normas; se trata, por tanto, de un conjunto amplio de documentos que puede sufrir frecuentes retoques, cambios, ampliaciones y mejoras.
Es necesario recalcar que las instrucciones de trabajo y las pautas de inspección, para la elaboración de los productos, deben ser establecidas teniendo en cuenta dos documentos básicos:
- Las Instrucciones de Trabajo, que describen las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada puesto de trabajo; son un conjunto muy amplio de documentos que debe ser revisado cada vez que se modifica un proceso o un método de trabajo.
- Las Pautas de Inspección, que describen en qué puntos del ciclo total productivo deben realizarse inspecciones, cómo deben ser hechas estas inspecciones, y cuáles son los valores aceptables para el producto.
La importancia del Manual de Calidad en las PYMEs parte uno
El Manual de Calidad (M. C.) es un documento que, debidamente autorizado, formaliza la política de la empresa relativa a la Gestión de la Calidad, definiendo las normas y los procedimientos operativos de referencia, los objetivos de calidad, el sistema de responsabilidad y las normas internas.
Por tanto puede afirmarse que el Manual de Calidad es la recopilación estructurada de todas las normas, criterios, instrucciones y recomendaciones que aseguran la calidad del bien o servicio teniendo como fin los objetivos fijados por la Dirección de la Empresa.
Podemos describir los elementos genéricos que deben constituir un Manual de Calidad, pero no podemos detallar los métodos específicos por los que una empresa consigue su nivel de calidad deseado, ya que dichos métodos dependen del área de actividad de la empresa, de su tamaño, de su entorno de mercado, de la normativa que desea cumplir y de otros condicionantes que influyen sobre la empresa.
La preparación del Manual de Calidad no debe entenderse como un fin en sí mismo; ningún Manual de la Calidad puede ser de utilidad, independientemente de cómo haya sido preparado, a menos que las normas y las instrucciones que describe o referencia sean aplicadas de forma habitual en la empresa. La eficacia del Manual de la Calidad radica en su implantación; debe estar estructurado de la forma más adecuada para facilitar su divulgación, comprensión, implantación y mejora permanente
Enfoque de proyectos de sistemas de calidad en las PYMEs III- tercera parte
En esta entrega concluiremos el proceso que debe llevar al enfoque de proyectos de sistemas de calidad para las PYMEs.
Enfoque de proyectos de sistemas de calidad en las PYMEs III.
En esta entrega concluiremos el proceso que debe llevar al enfoque de proyectos de sistemas de calidad para las PYMEs.
PRIMACÍA ABSOLUTA DEL TRABAJO EN EQUIPO: Debe evitarse radicalmente cargar todas las responsabilidades en los directivos de la organización.
Lo aconsejable es formar un equipo de trabajo con personal de los diferentes niveles de la empresa y con algún consultor externo especializado, que actúe de guía y que apoye con las herramientas y orientaciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos en relación con el SGC.
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LAS DIFICULTADES A SUPERAR: Cuando una empresa decide estructurar e implantar un Sistema de Calidad debe enfrentar y superar los problemas propios del desarrollo.
En el caso de las PYMES, estos problemas son habitualmente de mayor envergadura, debido a una serie de factores, entre los cuales destacan:
• Escasos recursos disponibles.
• Mayor dificultad para entender y aplicar las normas relacionadas con el SGC.
• Mayor incidencia de los costes asociados a la implementación y mantenimiento del Sistema de Calidad.
• Peculiaridades de la cultura dominante en la empresa.
IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE POTENCIALES VENTAJAS: Frente a los problemas e inconvenientes ya reseñados, las PYMES tienen la particularidad de una mayor flexibilidad y agilidad en sus respuestas a los requerimientos de calidad, lo que facilita el diseño de su SGC.
En este diseño se debe tener en cuenta que la clave del éxito se encuentra en no intentar que la normativa en cuyo marco se diseña el SGC (en las PYMES españolas será con toda probabilidad ISO 9000), prevalezca sobre la realidad de la PYME; es la Norma la que, gracias a su flexibilidad, debe adaptarse ala situación concreta de la empresa para desarrollar un Sistema de Calidad simple y efectivo, y con la mínima cantidad de papeles.
No se debe implantar en la PYME un esquema prefabricado porque generará mayor papeleo y burocracia y, lo que es peor, creará un ambiente conflictivo y de resistencia.
ANÁLISIS ECONÓMICO: Considerando que para la Dirección de la PYME no existirá calidad sin rentabilidad, para lograr involucrarse totalmente en la Dirección en el Sistema de Calidad, es esencial aplicar indicadores de rentabilidad a corto, medio y largo plazo; así mismo se debería implantar un sistema de cálculo de costes totales de calidad, que permita demostrar cuantitativamente que el Sistema de Gestión de la Calidad mejora la rentabilidad de la empresa.
CERTIFICACIÓN DEL SGC: Los sistemas de gestión de calidad de las PYMEs diseñados en el marco de la normativa ISO 9000 deben ser certificados por alguna de las varias entidades acreditadas al efecto (AENOR, SGS, BVQI, etc), y esta certificación debe ser mantenida y renovada periódicamente. Para alcanzar con éxito la certificación, todo el proceso debe basarse en una continua sensibilización, concienciación y capacitación de los recursos humanos de la empresa, con el convencimiento de que el elemento que diferencia a una empresa respecto de sus competidores es su gente, que a la larga es el capital más valioso.
Enfoques de proyectos de sistemas de calidad en las PYMES -Continuación
La calidad y la actitud de servicio resultan factores decisivos para competir con éxito, porque se ha pasado de “el cliente siempre tiene razón” a “el cliente es nuestra razón”.
Enfoque de proyectos de sistemas de calidad en las PYMEs II.
En artículo anterior, tratamos la primera parte del enfoque de los proyectos de sistemas de calidad en las PYMEs, en esta ocasión completaremos dicho proceso al hablar de la importancia de la SENSIBILIZACIÓN HACIA LA CALIDAD.
Para que una PYME decida desarrollar su Sistema de Calidad debe comenzar por descubrir que el cambio fundamental actual radica en que el cliente puede elegir libremente entre muchos productos, y que las empresas deben ocuparse de atraerlo y retenerlo. Por ello, la calidad y la actitud de servicio resultan factores decisivos para competir con éxito, porque se ha pasado de “el cliente siempre tiene razón” a “el cliente es nuestra razón”.
Es fundamental que se entienda que las PYMES tienen futuro en todos los países desarrollados, pero si quieren sobrevivir, deben adaptarse a los cambios que impone el mercado; esta es una realidad que debe ser comprendida desde la dirección hasta el último empleado de la empresa. Por otro lado, los tiempos disponibles para las PYMEs se acortan, y muchas veces no hay segundas oportunidades.
Otro problema básico radica en el cambio cultural, es lógico esperar que el personal de una PYME no respondan de forma entusiasta a los cambios profundos en la organización, pues el hombre es resistente a los cambios por naturaleza; esto se previene y minimiza estimulando a trabajar en equipo e involucrando a las personas en el desarrollo del sistema de calidad siendo imprescindible la concienciación, el liderazgo y la implicación de la “cabeza visible” de la empresa (habitualmente el propietario de la misma).
En general, las PYME disponen de escaso personal calificado, lo que representa una importante restricción; además, puede suceder que, por una dirección excesivamente paternalista, se tienda a subestimar la capacidad de los colaboradores, dudando de su idoneidad para responder a desafíos de este tipo (desgraciadamente es frecuente escuchar que no se puede confiar en la gente y que los dueños o el personal con mando se deben encargar de todo).
Para comprometer al personal de la PYME en el desarrollo de su Sistema de Calidad, es necesario iniciar un proceso de concientización y continuarlo durante todo el proyecto. Se puede comenzar con un seminario de sensibilización, para continuar después intensificando las ideas en todos los niveles de la PYME.
Este proceso requiere de tiempo para decantar dudas, madurar los conceptos y captar su importancia para lograr el éxito en la implantación del SGC. En este punto es fundamental que la dirección reconozca en todo momento la importancia que tienen los recursos humanos en la empresa y que no es posible mantener ningún Sistema de Calidad eficaz sin su compromiso y participación activa.
En la siguiente entrega conoceremos los últimos pasos del procedimiento para enfocar los proyectos de sistemas de calidad: Primacía Absoluta Del Trabajo En Equipo, Identificación Y Valoración De Las Dificultades A Superar. Identificación Y Valoración De Potenciales Ventajas, Análisis Económico Y Certificación Del SGC
Enfoque de proyectos para sistemas de calidad en las PYMES
La experiencia demuestra que las decisiones tomadas en las primeras etapas de introducción y desarrollo del Sistema de Calidad en una PYME determinarán los efectos de mayor impacto sobre el éxito del mismo.
En la entrega anterior, hablamos de la importancia de las PYMEs en las economías nacionales. En esta ocasión hablaremos del enfoque de los proyectos en los sistemas de calidad.
Estos proyectos deben enfocarse de manera que se eviten errores en las etapas iniciales del proyecto, porque la experiencia demuestra que las decisiones tomadas en las primeras etapas de introducción y desarrollo del Sistema de Calidad en una PYME determinarán los efectos de mayor impacto sobre el éxito del mismo.
Con este propósito se recomienda especial atención en el planteamiento y desarrollo de los pasos que se detallan a continuación.
DIAGNÓSTICO: Para implantar un SGC eficaz en una PYME, es imprescindible comprender su idiosincrasia y los valores culturales dominantes en ella; y para ello se debe efectuar un diagnóstico.
En éste se debe obtener un perfil de la PYME que incluya todos los aspectos relativos a la cultura de la empresa, sus valores, la organización, el ambiente de trabajo, los procesos productivos y de prestación de servicios, el conocimiento que se tenga de los clientes y proveedores, las características de la competencia, las relaciones con la sociedad de su entorno, las relaciones con las administraciones etc.
Muchas PYMES (especialmente las empresas familiares) presentan particularidades que deben ser detectadas y analizadas antes de iniciar el diseño del Sistema de la Calidad.
Entre éstas particularidades destacan:
• Frecuentemente soportan una conducción excesivamente centralizada: una dependencia total del dueño en los procesos decisorios y en las funciones de coordinación y de control, situación que atenta contra una definición clara de roles y responsabilidades, privando de toda capacidad de iniciativa a los demás miembros de la organización.
• Atravesaron o atraviesan el clásico “shock de crecimiento” asociado al tránsito desde negocio personal a pequeña empresa, y desde ésta a mediana empresa.
• Generalmente operan con una estructura mínima de recursos humanos, y con un perfil menos profesionalizado que el de las grandes empresas. • Generalmente tienen limitaciones para efectuar inversiones en nuevos proyectos, y más aún en proyectos poco tangibles en un principio y a corto plazo, como son los proyectos de implantación de sistemas de calidad.
En la próxima entrega ahondaremos en los demás pasos del procedimiento para enfocar los proyectos de sistemas de calidad, que son: Sensibilización Hacia La Calidad, Primacía Absoluta Del Trabajo En Equipo, Identificación Y Valoración De Las Dificultades A Superar. Identificación Y Valoración De Potenciales Ventajas, Análisis Económico Y Certificación Del SGC